Kuka vastaa henkilötiedoistasi?
Tässä selosteessa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään, kun käytät NGentik-verkkosivustoa tai otat meihin yhteyttä.
NGentik on tällä verkkosivustolla käytetty nimi. Rekisterinpitäjän täydellinen oikeudellinen henkilöllisyys lisätään, kun se on vahvistettu.
NGentikJyväskylä, SuomiTietosuojakysymykset: contact@ngentik.comMitä tietoja keräämme
Käsittelemme verkkosivuston käyttötavasta riippuen seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja valinnainen puhelinnumero.
- Ammatilliset tiedot: yrityksen nimi.
- Yhteydenoton sisältö: aihe ja viestiin sisällyttämäsi tiedot.
- Lomakkeen kuittaus: vahvistus siitä, että hyväksyt yhteydenottoon vastaamiseksi tarvittavan käsittelyn.
- Isännöinti-, diagnostiikka- ja väärinkäytön estopalvelujen käsittelemät tekniset ja turvallisuustiedot, kuten pyyntö- ja selaintiedot sekä turvallisuussignaalit.
- Selaimeesi paikallisesti tallennettava EN/FI-kielivalinta.
- Verkkosivun avustaja: avustajalle kirjoittamasi kysymykset, sen näyttämät vastaukset ja mahdollinen peukku ylös/alas -palaute sekä satunnainen keskustelutunniste, joka säilyy vain kyseisessä selainvälilehdessä. Avustaja on NGentikin oma palvelu, jota ylläpidetään UpCloudin palvelimilla Suomessa. Vastauksen muodostamiseksi kysymyksesi ja hyväksytty ohjesisältömme lähetetään OpenAI:n rajapintaan Yhdysvaltoihin. Älä kirjoita keskusteluun arkaluonteisia henkilötietoja.
- Viestit tiimillemme: jos käytät verkkosivun avustajan ”Lähetä viesti tiimille” -toimintoa, kirjoittamasi viesti, sähköpostiosoitteesi, nimesi, jos annat sen, sekä vain jos valitset niin, kyseisen keskustelun kysymyksesi ja avustajan vastaukset. Avustajapalvelu lähettää viestin sähköpostilla tiimimme postilaatikkoon Scalewayn kautta Ranskasta, ja osoitteesi merkitään vastausosoitteeksi. Osoitteeseesi ei lähetetä mitään.
Miksi käsittelemme tietoja
| Tarkoitus | Tiedot | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Yhteydenottoihin vastaaminen ja mahdollisesta työstä keskusteleminen | Yhteys-, ammatti- ja viestitiedot | Pyynnöstäsi tehtävät toimet ennen mahdollista sopimusta (GDPR 6(1)(b)) ja oikeutettu etumme käsitellä liiketoimintaan liittyviä yhteydenottoja (GDPR 6(1)(f)) yhteydenoton luonteesta riippuen |
| Lomakkeen suojaaminen roskapostilta ja automaattiselta väärinkäytöltä | Turnstile-tunniste ja tekniset turvallisuussignaalit | Oikeutettu etumme suojata verkkosivustoa ja viestintää (GDPR 6(1)(f)) |
| Verkkosivuston ja rajapinnan käyttö, suojaaminen ja vianmääritys | Tekniset pyyntö-, diagnostiikka- ja virhetiedot | Oikeutettu etumme ylläpitää turvallista ja luotettavaa palvelua (GDPR 6(1)(f)) |
| Kielivalintasi muistaminen | Selaintallennukseen tallennettu EN/FI-valinta | Tarpeen pyytämäsi kielivalinnan tarjoamiseksi |
| Vastata kysymyksiisi verkkosivun avustajassa | Kysymykset, näytetyt vastaukset, palaute ja keskustelutunniste | Oikeutettu etumme vastata kävijöiden kysymyksiin palveluistamme (GDPR 6(1)(f)) |
| Välittää avustajassa kirjoittamasi viesti tiimillemme ja vastata sinulle | Viesti, sähköpostiosoite, valinnainen nimi ja keskustelu, jos liität sen | Pyynnöstäsi tehtävät toimet ennen mahdollista sopimusta (GDPR 6(1)(b)) ja oikeutettu etumme käsitellä liiketoimintaan liittyviä yhteydenottoja (GDPR 6(1)(f)) viestin luonteesta riippuen |
Yhteydenottolomakkeen valintaruutu tallentaa kuittauksesi yhteydenoton käsittelystä. Sitä ei esitetä kaikkien tässä selosteessa kuvattujen käsittelytoimien oikeusperusteena.
Kansainväliset siirrot
Yhteydenottolomakkeen yhteydenotot ja tiimillemme lähetetyt sähköpostit tallennetaan Microsoft 365 -palveluun. Microsoft tallentaa ja käsittelee nämä tiedot EU:n tietorajansa (EU Data Boundary) sisällä, ja sen ulkopuolelle tapahtuviin siirtoihin sovelletaan Microsoftin tietosuojaliitettä (Data Protection Addendum), joka sisältää EU:n vakiosopimuslausekkeet.
Yhteydenottolomaketta suojaava Cloudflare Turnstile käsittelee IP-osoitettasi ja teknisiä selaintietoja, mahdollisesti myös Euroopan talousalueen ulkopuolella. Cloudflare on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) mukaisesti; muihin siirtoihin sovelletaan Cloudflaren tietojenkäsittelyliitettä (Data Processing Addendum) ja EU:n vakiosopimuslausekkeita. Cloudflare käyttää näitä tietoja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä Turnstilen bottientunnistuksen parantamiseen, kuten sen Turnstile-tietosuojaliitteessä kerrotaan.
Verkkosivun avustaja lähettää kysymykset OpenAI:n rajapintaan Yhdysvaltoihin. Tietojenkäsittelysopimuksemme on tehty OpenAI Ireland Ltd:n kanssa, joka siirtää tiedot Euroopan talousalueen ulkopuolisille OpenAI-yhtiöille ja palveluntarjoajille EU:n vakiosopimuslausekkeiden tai Euroopan komission riittävyyspäätöksen perusteella.
Tarkat käsittelypaikat ja sovellettavat siirtosuojat riippuvat NGentik-palveluasetuksista ja sopimusjärjestelyistä.
Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme yhteydenottolomakkeella tai tiimimme postilaatikkoon tulleet yhteydenotot 24 kuukautta yhteydenoton viimeisestä viestistä ja poistamme ne sen jälkeen.
Jos yhteydenotosta syntyy asiakassuhde tai tietoja tarvitaan pidempään riidan ratkaisemiseen tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen, säilytämme niitä niin kauan kuin se edellyttää.
Verkkosivun avustajan keskustelujen teksti poistetaan 30 päivän kuluttua keskustelun alkamisesta. Tietueita, joissa ei ole kysymystesi tekstiä, säilytetään 13 kuukautta palvelutilastoja varten.
”Lähetä viesti tiimille” -toiminnolla lähetetyt viestit poistetaan avustajapalvelusta 30 päivän kuluttua niiden kirjoittamisesta tai aiemmin, kun niiden keskustelu poistetaan. Tiimimme postilaatikkoon saapunut sähköposti säilytetään yhteydenottona.
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten NGentik tällä hetkellä käsittelee henkilötietoja. Voimme päivittää sitä toimintamme, palveluidemme tai lakisääteisten velvoitteidemme muuttuessa. Selosteen alussa näkyvä päivämäärä kertoo viimeisimmän päivityksen. Ilmoitamme olennaisista muutoksista sovellettavan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Takaisin etusivulle